Hallitus
Hallitus toimii yhdistyksen kokouksen valtuutuksella ja on sille vastuussa toiminnastaan. Hallitus on toimeenpaneva elin. Sen toimintaa määrittää yhdistyksen kokouksen päätökset sekä vahvistettu toiminta- ja taloussuunnitelma.
Hallituksen perustehtävä on yhdistyksen asioiden huolellinen hoitaminen sekä yhdistyksen edustaminen suhteessa ulkopuolisiin. Vain hallitus voi toimia yhdistyksen nimissä – antaa lausuntoja, tehdä esityksiä ja sopimuksia.
Sääntöjen (22§/23§) mukaan yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä sihteerin, rahaston-hoitajan tai hallituksen siihen määräämien hallituksen jäsenten kanssa aina kaksi yhdessä. Hallituksen ulkopuolinen toimihenkilö ei voi olla yhdistyksen nimenkirjoittajana.
Hallituksen tehtäviin kuuluu:
- Yhdistyksen jäsenluettelon pitäminen. Kuuloliitto ylläpitää jäsenyhdistystensä jäsenrekisteriä ja luovuttaa sen mukaiset yhdistyksen jäsentiedot yhdistyksille.
- Uusien jäsenten hyväksyminen (mallisäännöt 5§)
- Jäsenen erottaminen (mallisäännöt 9§/10§)
- Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen ja kokousten valmistelu
- Toimiminen yhdistyksen edustajana esim. antamalla lausuntoja, tekemällä aloitteita, huolehtimalla yhteistyösuhteista, tekemällä sopimuksia (mallisäännöt 19§/20§)
- Päätösten toimeenpano, esim. toimintasuunnitelman ja talousarvion toteuttaminen (mallisäännöt 19§/20§)
- Juoksevien asioiden hoito, esim. kirjeiden käsittely
- Yhdistyksen omaisuuden huolellinen hoito ja varojen hankinta
- Toimintakertomuksen laatiminen ja tiliasiakirjojen allekirjoittaminen
- Tehdä asianmukaiset ilmoitukset yhdistysrekisteriin (nimenkirjoitusoikeus ja sääntömuutokset)
- Omaisuuden mahdollinen luovuttaminen konkurssiin, jos yhdistyksen talous on mennyt tappiolle.
Nettikirjoista löytyy kattavasti tietoa yhdistyksen toiminnasta ja toiminnan suunnittelusta, hallituksen tehtävistä ja vastuusta, eri toimihenkilöiden työnjaosta ja rooleista, jäsenyydestä sekä kokouksista ja kokousasiakirjoista:
Rosengren, P., Törrönen, A., 2013: Yhdistystoiminnan avaimet
Loimu, K., 2013. Yhdistyksen ABC. Opas suomalaiseen yhdistystoimintaan.
Hallituksen, työryhmien ja toimikuntien kokoukset
Yhdistys on olemassa toteuttaakseen perustehtäväänsä. Erilaisissa kokouksissa suunnitellaan, linjataan, organisoidaan ja tehdään yhdistyksen toimintaa koskevia päätöksiä. Kokoukset ovat välineitä tuloksiin pääsemisessä ja jäseniä kiinnostavan toiminnan organisoimisessa – eivät itse toiminnan sisältö tai tarkoitus.
Hallituksella on puheenjohtaja, ja myös kaikilla työryhmillä on hyvä olla nimetty puheenjohtaja tai vetäjä. Puheenjohtaja kutsuu ryhmän koolle ja kokoaa kokoukselle asialistan/esityslistan.
Isoissa ja päätöksiä tekevissä kokouksissa kuten varsinaisessa yhdistyksen kokouksessa kannattanee noudattaa muodollisia kokouskäytäntöjä. Hallituksen, työryhmien, tiimien ja toimikuntien kokoukset voivat olla vapaamuotoisempia.
Onnistunut kokous
Kokouksen onnistumiseen ja kokouksessa viihtymiseen voi vaikuttaa. Kokouksessa saa viihtyäkin! Parhaimmillaan kokous on päämäärätietoista työskentelyä tavoitteiden saavuttamiseksi ja yhteisöllistä kokemusta. Yhteisöllisyys muodostuu mahdollisuudesta osallistua asioiden käsittelyprosessiin, tehdä ehdotuksia ja kysyä. Yhteisöllisyyden kokemus syvenee kun huomaa, että oma katsantokanta laajenee toisten ajatuksia ja näkökulmia kuunnellen ja prosessoiden.