Tapahtuman järjestäminen
Oletko järjestämässä tapahtumaa? Varmista, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaa. Alla oleva tapahtuman järjestämisen tarkastuslista auttaa muistamaan tärkeimmät asiat tapahtuman suunnittelussa, valmistelussa ja toteutuksessa.
Muista tarkastella listaa säännöllisesti ja merkitä tehtävät, jotka olet jo suorittanut.
Tapahtuman taloussuunnitelma
Tapahtumaa suunnitellessa on tärkeää laatia selkeä ja kattava taloussuunnitelma. Hyödynnä alla olevaa tapahtuman taloussuunnitelma -taulukkoa ja varmista, että kaikki kulut ja tulot tulevat huomioitua.
Lataa taloussuunnitelma -taulukko tästä.
Muokkaa taulukkoa tarpeesi mukaan ja pidä se ajan tasalla tapahtuman edetessä.
Olethan huomioinut tapahtumaan liittyvät mahdolliset luvat ja vakuutukset
Elävän tai tallennetun musiikin esittäminen tapahtumassa
Jokaisessa tapahtumassa, jossa esitetään julkisesti musiikkia (elävää tai tallennettua) tarvitaan musiikintekijöiden ja musiikkikustantajien lupa. Se tarvitaan, vaikka tapahtumaan osallistumisesta ei perittäisi maksua.
Teoston Tapahtumalupa sopii yhteisöille, järjestöille tai yksityishenkilöille, jotka järjestävät musiikkia sisältäviä tapahtumia. Tapahtumalupa antaa oikeuden esittää livemusiikkia, äänitemusiikkia ja karaokea kaikenkokoisissa kertaluonteisissa tapahtumissa.
Lisätietoa Tapahtumalupa kertaluontoisiin tapahtumiin – Teosto
Arpajaiset
Arpajaislaki säätelee Suomessa kaikkia arpajaistoimintoja (myyjäiset, arvonnat ja kilpailut), joissa palkinto määräytyy sattumanvaraisesti. Arpajaisten järjestäminen edellyttää yleensä lupaa tai ilmoitusta riippuen arpajaisten laajuudesta ja palkintojen arvosta.
Hae arpajais- ja rahankeräyslupaa – Poliisi
Pienarpajaisissa arpajaislupaa EI tarvita
Pienarpajaiset ovat tavara-arpajaisia, joissa
- arpojen yhteenlaskettu myyntihinta on enintään 3000 euroa.
- arpojen myynti ja voittojen jako tapahtuvat samassa tilaisuudessa saman yleisön ollessa paikalla.
Huomioi, että pitkäkestoisissa tapahtumissa ja tilaisuuksissa, esimerkiksi toritapahtumissa, ei saman yleisön vaatimus täyty ja arpajaislupa tarvitaan. Kuukausitapaamisten tai vastaavien tilaisuuksien yhteydessä järjestettävissä arpajaisissa arpajaislupaa ei tarvita.
Pienarpajaisissa voittojen yhteenlasketun arvon tulee olla vähintään 35 % arpojen yhteenlasketusta myyntihinnasta. Pienimmän voiton arvon on oltava vähintään yhtä suuri kuin yhden arvan hinta.
Pienarpajaisten kertyvä tuotto on käytettävä yleishyödylliseen tarkoitukseen.
Muista huolehtia pienarpajaisia järjestäessä
- Suorita arvonta luotettavalla tavalla ja muista laatia arvontapöytäkirja. Pienarpajaisten arvontapöytäkirja ja tilitys (poliisi.fi)
- Laadi voittoarvoista ja voitoista voittoluettelo, jonka liität arvontapöytäkirjaan.
- Jos arpojen yhteenlaskettu arvo on yli 500 euroa, laadi pienarpajaisista tilitys ja liitä siihen arvontapöytäkirja liitteineen.
- Pidä tilitys nähtävänä kahden viikon ajan tilityksen valmistumisen jälkeen. Sitä ei tarvitse toimittaa viranomaiselle, mutta säilytä se vuoden ajan.
Rahankeräys ja lahjoitukset
Rahankeräys on toimintaa, jossa yleisöltä pyydetään rahalahjoituksia ilman vastiketta. Rahankeräyksiä saa järjestää yleishyödyllisiin tarkoituksiin, mutta lähtökohtaisesti keräyksen järjestämiseen tarvitaan rahankeräyslupa.
Pienimuotoisia ja lyhytaikaisia keräyksiä on mahdollista järjestää myös pienkeräyksen muodossa, jolloin lupaa ei tarvita. Pienkeräyksen järjestäminen edellyttää kuitenkin kirjallisen ilmoituksen tekemistä poliisilaitokselle.
Lisää tietoa Rahankeräykset – Poliisi