Perustehtävä ja toiminnan suunnittelu
Yhdistyksen perustehtävä, tarkoitus ja toimintamuodot määritetään yhdistyksen säännöissä (YhdS 2§ ja 3§, Yhdistyslaki 8§). Nämä pykälät vastaavat kysymykseen, miksi yhdistys on olemassa, ja mitä yhdistys tekee tarkoituksensa toteuttamiseksi. Yhdistyksessä hallitus vastaa, että yhdistyksen tarkoitus toteutuu.
Yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot
Yhdistyksen ei tarvitse toteuttaa kaikkia tarkoitus- ja toimintamuodot pykälissä mainittuja asioita. Sen tulisi kuitenkin peilata kaikkea toimintaansa näitä pykäliä vasten ja kysyä mitä konkreettista yhdistys tekee tarkoituspykälänsä toteuttamiseksi. Kysymykset voi asettaa esim. seuraavasti:
- mitä teemme kuulovammaisten ihmisoikeuksien toteutumiseksi? Mikä toiminnassamme edistää ihmisoikeuksien toteutumista?
- miten edistämme yhteiskunnan kehittymistä esteettömäksi ja saavutettavaksi? Mitä teemme, että ympäristö muuttuu esteettömämmäksi?
- mikä toiminnassamme tukee kuulovammaisen täysipainoista elämää ja yhteiskunnallista osallistumista?
- miten valvomme kuulovammaisten etuja sekä tarvittavien apuvälineiden ja palvelujen laatua ja määrää? Jos näissä asioissa on puutteita, mitä teemme?
- mitä teemme kuulovammojen synnyn ehkäisemiseksi?
Toiminnan suunnittelu
Yhdistyksen toiminnan suunnittelu, toiminnasta päättäminen, toteutus sekä toiminnan seuranta ja arviointi on jatkuva prosessi. Jokaiselle vuodelle tehtävä kirjallinen toimintasuunnitelma on tuon prosessin yksi osa. Yhdistyksen hallitus tekee toimintasuunnitelmaehdotuksen yhdistyksen vuosikokoukselle, joka päättää muutoksineen toimintasuunnitelmasta. Toimintasuunnitelma on tärkein yhdistyksen ja sen hallituksen toimintaa ohjaava asiakirja.
Jotta jäsenistön tarpeet ja toiveet näkyisivät yhdistyksen toiminnassa, kannattaa jäsenistö ottaa mukaan toiminnan suunnittelun eri vaiheisiin.
Toiminnan suunnittelun alkuvaiheessa on hyvä tehdä yhdistyksen nykytilan kartoitus ja arviointi sekä peilata yhdistyksen toimintaa suhteessa sen perustehtävään.
Toimintaa suunniteltaessa kannattaa tutustua myös Kuuloliiton strategiaan, siihen liittyvään toimenpideohjelmaan ja vuosittaiseen toimintasuunnitelmaan sekä alueellisiin toimintasuunnitelmiin.
Yhdistys ei välttämättä pysty vastaamaan kaikkiin perustehtävästä, ympäristöstä, Kuuloliitosta ja jäsenistöstä nouseviin tarpeisiin ja haasteisiin. Niinpä yhdistyksessä kannattaakin miettiä, mitkä ovat niitä keskeisiä painopistealueita, toimintoja, mihin tulevalla kaudella halutaan keskittyä.
Jos yhdistyksen yhdeksi painopistealueeksi valitaan vaikkapa ”Yhdistyksellä on vahvaa vaikuttamistoimintaa”, kannattaa seuraavaksi miettiä, missä asioissa halutaan vaikuttaa. Jos vaikuttamisaihe on vaikkapa julkisten palvelujen esteettömyys, on sitäkin syytä tarkentaa: onko kohteena terveydenhuollon palvelut vai kulttuuripalvelut vai liikennepalvelut vai…? Seuraavaksi kysytään, mitä terveydenhuollon palveluja pitäisi kehittää esteettömiksi ja miten? Miten palvelu toimii, kun se toimii esteettömästi?
Vaikuttaminen on useimmiten pitkäjännitteistä ja hidasta. Niinpä tällaisissa kysymyksissä kannattaakin tehdä pitkän aikavälin suunnitelma ja määrittää mitä tehdään vuonna 1, mitä vuonna 2 jne.
Perusideana on, että yhdistyksen toiminnan painopistealueet ja niihin liittyvät yleistavoitteet voivat olla samoja vuosiakin, mutta toimintasuunnitelmatasolla / vuositasolla mietitään, mitä me teemme tämän asian eteen juuri tänä vuonna, ja mitä me aiomme saada asian suhteen aikaiseksi vuoden loppuun mennessä – mitkä ovat (vuosi)tavoitteemme asian suhteen?
Tavoitteet asetetaan niin, että ne on mahdollista saavuttaa. Tavoitteiden toteuttamiseen pitää löytyä riittävästi tekijöitä, aikaa, rahaa, tieto-taitoa ja kumppanuuksia.
Toimintasuunnitelma ja talousarvio laaditaan samanaikaisesti
Toimintasuunnitelmaan ei voi kirjata toimintoja, joille ei ole rahoitusta tai suunnitelmaa siitä, miten rahoitus hankitaan. Kaikille suunnitelluille toiminnoille täytyy löytyä myös tekijät – osallistakaa jäseniä, tehkää työnjakoa!
Toimintasuunnitelman voi jäsentää ja kirjoittaa monella eri tavalla.
Toimintasuunnitelman jäsennys, malli 1
Toimintasuunnitelman jäsennys, malli 2